صفحه اصلی > اداری و پشتیبانی > پذیرش و مدارک پزشکی 

نام واحد:آمار و مدارک پزشکی

مسئول واحد : صدیقه بهمنی 

موقعیت مکانی : ضلع غربی درب اصلی بیمارستان، پشت ساختمان دفتر ریاست بیمارستان

براساس تشکیلات موجود فعالیت های بخش مدارک پزشکی در بیمارستانها، ساختار سازمانی این بخش مبتنی بر خدمت بوده و از این رو از حیث سازمانی در چهار واحد پذیرش، طبقه بندی اطلاعات (کدگذاری)، آمار و واحد سازمان دهی و ذخیره سازی اطلاعات ( بایگانی ) است.

 

واحد پذیرش: شماره تلفن داخلی : 2055

بخش پذیرش، واحدی از یک بیمارستان یا سایر موسسات مراقبت بیماران بستری است که فرآیند پذیرش ها، ترخیص ها و نقل و انتقال بیماران را فراهم کرده و اولین قدم در تولید اطلاعات و تشکیل پرونده بیمار است.

پذیرش بیمار در واحد پذیرش بیمارستان شهیدمحمدی که در ساختمان اورژانس جدید بیمارستان مستقر می باشند، به صورت بستری ، سرپایی و اورژانس انجام می شود و ب صورت 24 ساعت فعال می باشد.

مراجعین با داشتن دستور بستری از پزشکان شاغل در بیمارستان یا بصورت اورژانسی در هر زمان از 24 ساعت قابل پذیرش می باشند.

بستری اورژانس : پس از ویزیت بیمار وی به صورت اورژانس با دستور پزشک کشیک بستری می شود.

بستری الکتیو( بستری) : بیمار با در دست داشتن برگه دستور بستری از متخصصین مربوطه یک روز قبل جهت آماده شدن برای عمل بستری می شوند.

متصدی پذیرش، مشخصات صحيح از بيماران بمنظور تشكيل پرونده هاي پزشكي سرپايي، بستري و اورژانس از روي شناسنامه يا كارت شناسائي معتبر و دفترچه بیمه بيمار و رضايت نامه هاي مورد نياز نیز از بيماران يا سرپرست قانوني آنان براساس قوانین و دستورالعمل های مربوطه اخذ می نماید.

بطور کلی وظایف واحد پذیرش بیمارستان شهیدمحمدی شامل موارد ذیل است:

*        تشکیل پرونده های بستری، سرپایی و اورژانس

*        نوبت دهي بيماران بر اساس برنامه اتاق عمل و  ظرفيت بخش ها

     انجام هماهنگي لازم جهت جابجايي و انتقال بيماران از بخش به بخش ديگر

*       راهنمائي بيماران و همراهان

     اخذ رضايت نامه هاي مورد نياز از بيماران يا سرپرست قانوني آنان

     ارتباط مداوم و مستمر با بخش ها جهت اطلاع از آخرين وضعيت تخت هاي موجود

     ارتباط و هماهنگي لازم با مسئول پذيرش و مدارك پزشكي در خصوص اطلاع از آخرين بخش نامه ها و دستورالعمل هاي صادر شده جهت تشكيل پرونده و بستري بيماران

*      ارتباط و هماهنگي با امور مالي و واحد امور قراردادها جهت اطلاع از انواع بيمه هاي طرف قرارداد و وضعيت قراردادهاي قبلي (تمديد يا لغو قرارداد)

 

واحد طبقه بندی اطلاعات (کدگذاری):

کد عبارت است از کلمه، حروف یا ارقامی که به جای یک عبارت، به صورت رمز بکار می رود. در واقع کدها عبارت بزرگی را تبدیل به حروف، اعداد یا ارقام کوچک می نمایند.

کدگذاری به مفهوم رمزگذاری است و یا عمل جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات به صورت رمز را کدگذاری نامند. با انجام عمل کدگذاری، عبارت تشخیصی موجود در پرونده بیماران به یک کد حرفی- عددی برگردانده می شود.

واحد کدگذاری بخش مدارک پزشکی علاوه بر تشخیص طبی، به سایر موارد ثبت شده در پرونده که جهت تحقیقات و مطالعات پزشکی، مطالعات آماری و ارزشیابی گروه های بیمارستانی مفید می باشد نیز کد اختصاص می دهد: نظیر اعمال جراحی، محیط ها و عوامل حادثه زا (آتش سوزی، انفجار، تصادف، سقوط، دستگاه های مکانیکی موجود در محل کار و ... ) عوامل مسمویت زا( انواع داروها، گازها و بطورکلی انواع ترکیبات شیمیایی و ... ) و در صورت فوت بیمار ، علت زمینه ای و علت مستقیم فوت نیز کدگذاری می گردند.

از کاربردهای کدگذاری می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

-       باعث می شود که آمارهای مختلف تشخیص ها و اقدامات در کشورهای مختلف1- قابل قیاس و سنجش باشد2- معنی یکسان و هماهنگ داشته باشد.

-       فراهم شدن امکان تحقیق برروی یک بیماری یا چند بیماری مشخص، با توجه به تهیه آمارهای مختلف کمی و کیفی

-       فراهم نمودن اطلاعات عددی مورد نیاز برای برنامه ریزی های بیمارستانی، بهداشتی و ....

-       به دست آوردن آمارهایی در جهت مقایسه و ارزیابی کیفیت خدمات مراکز

-       فراهم شدن امکان ارزیابی شیوع بیماریها در کشورهای مختلف

پرونده های تحویلی از حسابداری پس از تنظیم و آماده سازی، در این واحد بر طبق کتاب ICD-10    و سایر کتابهای تخصصی کدگذاری طبقه بندی می شود. سپس کدها در برنامه HIS ثبت می شوند.

تهیه گزارش و آمار های لازم و ضروری در خصوص بیمار، بیماری، اعمال جراحی، مرگ و میر.... و ارائه به مدیر بیمارستان، معاونت درمان، معاونت آموزشی و بهداشتی در واحدکدگذاری انجام می گیرد.

واحد آمار :

آرمان مدیریت اطلاعات بهداشتی، دستیابی به اطلاعات بهداشتی و اعمال مدیریت بر آن، استفاده از آن در بهبود نتایج عملکرد سازمان، فرد و بیمارستان در مراقبت از بیمار است.

بیمارستانها در مورد مدیریت امور بیماران، بویژه ارائه مراقبت، نتایج مراقبت، عملکردهای لازم برای ایجاد هماهنگی و تلفیق خدمات با یکدیگر و مدیران ارشد بیمارستانی جهت اداره و مدیریت سازمان خود به اطلاعات صحیح، دقیق و روزآمد در زمینه منابع انسانی، منابع مالی و منابع مادی نیاز دارند. وجود آمار و اطلاعات صحیح در هر سازمان نقش عمده ای در تجزیه و تحلیل عملکرد آن سازمان ایفاء نموده و کمک موثری در ارزیابی فعالیتها و برنامه ریزی برای آینده می نماید.

با استناد به مطالب فوق می توان اهمیت تصمیم گیری را در سازمانی به نام بیمارستان یا سایر موسسات بهداشتی که با حیات مهمترین منبع اقتصادی یک کشور یعنی نیروی انسانی سروکار دارد، درک نمود و به این نکته مهم پی برد که بخش مهم این تصمیم گیری تنها با توجه عمیق نسبت به آمارهای صحیح و قابل فهمی است که توسط کارکنان بخش مدارک پزشکی یا سایر آمارگرهای بهداشتی در قالب گزارشات و نمودارهای روشن و گویا، به منظور استفاده مدیران، ارائه می گردد.

با توجه به اینکه بیمارستان یک واحد کاملا تخصصی است تهیه آمار بر حسب نوع فعالیتهای تخصصی، از دیدگاه مدیریت و نظارت بر کمیت و کیفیت خدمات ارائه شده و برنامه ریزی و کنترل فعالیتهای مختلف که در بخش های گوناگون انجام می شود، اهمیت فراوان دارد.

آمار بیمارستانی انعکاس کلیه فعالیتهای بیمارستان چه در مورد بیماران سرپایی و چه در مورد بیماران بستری و اورژانس است که آمار مذکور ابتدا جمع آوری شده و سپس طبقه بندی می گردد و بعد تجزیه و تحلیل می شود .

از وظایف این واحد :

-     جمع آوری روزانه آمار بخش های بستری، چک و کنترل آمار - تکمیل فرم 1-201

-    جمع آوری روزانه آمار اتاق عمل و تهیه گزارش ماهیانه

-     جمع آوری آمار ماهیانه واحدهای پاراکلینیکی و درمانگاه – تکمیل فرم 2-201

-    جمع آوری آمار در رابطه با شاخص های اورژانس بیمارستانی

-     جمع آوری اطلاعات مرگ و میر بیمارستان و ارسال به مرکز بهداشت و اداره کل ثبت احوال شهرستان بندرعباس

-     پیگیری مستمر جهت ارسال بموقع آمار از بخش ها و ارائه آموزش های لازم به منشی ها

-    ثبت آمار فعاليت در سامانه آماري كشوري (آواب)و نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت اداره آمار ( MIS) بصورت ماهانه

-     جمع آوری آمار تسهیلات بهداشتی درمانی

-     تهیه گزارش های آماری 3 ماهه، 6 ماهه ، 9 ماهه و یکساله

-      تهیه شاخص های آماری از قبیل درصد اشغال تخت ، میانگین مدت بستری و ... به تفکیک بخش و ماه

-      ارائه گزارشات آماری حاصل از تحلیل نتایج و اطلاعات  به دست آمده

-     تهیه و انتشار سالنامه آماری بیمارستان

-      پاسخگويي به مکاتبات ارجاع شده از سوی مراجع ذیربط و آمار درخواستي از سوي مسئولان بیمارستان، دانشگاه و ساير ارگانهاي متقاضي

واحد سازمان دهی و ذخیره سازی اطلاعات ( بایگانی )

 

بايگاني مجموعه اي از اطلاعات ذخيره شده بر اساس نوع سند و مدارك ويژه براي مدت زمان معين به همراه نام، كد يا شماره براي شناسايي و بازيابي آن ها مي باشد.

واحد بايگاني واحدي است كه امر سازماندهي، ذخيره سازي و بازيابي اطلاعات بهداشتي و درماني را انجام مي دهد.

پرونده هاي پزشكي نقشي حياتي در سيستم مراقبت هاي بهداشتي و درماني ايفا مي كنند. بايگاني صحيح اطلاعات مربوط به بيماران تنها شيوه اي است كه به وسيله آن يك مركز خدمات بهداشتي و درماني مي تواند به شكلي كارآمد به اطلاعاتي كه براي مراقبت بيمار ضروري است دست يابد.

بخش مدارک پزشکی بیمارستان شهیدمحمدی دارای 2فضای بایگانی می باشد. بخش اول در فضای اصلی بخش مدارک پزشکی قرار گرفته است که شامل بایگانی جاری و از نوع قفسه های ریلی می باشد. فضای دوم بایگانی، فضای جداگانه ای از بخش مدارک پزشکی با قفسه های ثابت فلزی است که برای بایگانی راکد می باشد.

مسول بایگانی، نگهداری و بایگانی سيستماتيك مدارک پزشکی را (پس از کدگذاری پرونده و ثبت در سیستم و سپس تنظیم پرونده براساس ترتیب استاندارد، در نهایت الصاق پوشه برای هر پرونده و ثبت شماره پرونده) به منظور ایجاد سرعت و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها طبق دستورالعمل بایگانی انجام می دهد.

بایگانی پرونده ها بر اساس شماره دهی میدل دیجیت و استفاده از كدبندي رنگي پوشه هاي پرونده، جهت فایل و بازیابی سریع مدارک پزشکی انجام می گیرد.

از وظایف این واحد :

-      بایگانی صحیح پرونده های پزشکی براساس دستورالعمل مربوطه

-      رسیدگی و پاسخگویی به نامه های پزشکی قانونی، بیمه ها، معافیتهای پزشکی، تحقیقات دانشجویی

-      رفع و پيگيری موارد نقص در مدارک پزشکی

-       ارسال پرونده به واحدهای درخواست دهنده و کنترل تحویل آن ها

-       نظارت بر ورود و خروج پرونده ها و تكميل بودن آنها

 

سایر فعالیت های بخش آمار و مدارک پزشکی :

      پیگیری امحاء پرونده های راکد

      ثبت پرونده های حوادث ترافیکی در سامانه تحت وب اطلاعات مصدومین ترافیکی

     نظارت بر فرم های بیمارستان

     برآورد اوراق مورد نیاز بخش ها براساس آمارهای گذشته و هماهنگی با مسولین بخش ها و دفتر پرستاری و مدیریت و توزیع اوراق به بخش ها

      همکاری و هماهنگی با واحد انفورماتیک بیمارستان جهت تهیه گزارش های مورد نیاز بخش آمار و مدارک پزشکی و همچنین گزارشات موردی خاص

      پیگیری تهیه دفترچه های گواهی فوت از مرکز بهداشت با هماهنگی دفتر پرستاری

      همکاری در آموزش به دانشجویان کارآموز رشته مدارک پزشکی و فناوری اطلاعات سلامت ( HIT)

      تلاش جهت رعایت اصل محرمانگی اطلاعات با رعایت اصول واگذاری پرونده پزشکی

 

شماره تماس داخلی : 2154و 2156

 

 

قابل توجه مراجعه کنندگان محترم به بخش مدارک پزشکی

کپی پرونده پزشکی فقط به بیمار و یا افراد درجه یک( پدر مادر خواهر برادر- همسر فرزند) با ارائه کارت شناسایی معتبر تحویل می گردد.

ارائه مدارک ذیل جهت دریافت کپی برابر اصل پرونده پزشکی الزامی است:

-         کپی جهت ارائه به پزشکی قانونی و سایر مراجع قانونی

1- نامه از مراجع ذیربط

2- همراه داشتن کارت شناسایی معتبر

-         کپی جهت ارائه به مراکز بیمه

1-  نامه از بیمه مورد نظر یا تکمیل فرم درخواست پرونده

2- کارت شناسایی

     -  اگر بیمار مراجعه نماید ( کارت شناسایی بیمار)

      - اگر بستگان درجه یک ( پدر مادر خواهر برادر- همسر فرزند) مراجعه نمایند جهت تشخیص نسبت فرد با بیمار، ارائه مدرک معتبر ترجیحا شناسنامه الزامی است.

      -   کپی جهت ارائه به حوزه نظام وظیفه

1-  مراجعه شخص با کارت شناسایی معتبر

2- تکمیل فرم درخواست پرونده

-         کپی جهت ارائه به شورای پزشکی

1- مراجعه بیمار یا فرد درجه یک با ارائه کارت شناسایی معتبر

2- تکمیل فرم درخواست پرونده

-         کپی جهت ادامه درمان

1- نامه از پزشک معالج یا تکمیل فرم درخواست پرونده

2- کارت شناسایی اگر بستگان درجه یک ( پدر مادر خواهر برادر- همسر فرزند) مراجعه نمایند جهت تشخیص نسبت فرد با بیمار ارائه شناسنامه بیمار و خود فرد الزامی است.